Oh man, waar moet ik beginnen? Catering regelen voor je werk lijkt zo simpel, maar ik heb genoeg horrorverhalen gehoord van collega’s die het compleet verkeerd aanpakten. De directeur die vergat te vertellen dat de helft van het team vegetariër is. Of die keer dat iemand pizza bestelde voor een belangrijke klantpresentatie, awkward! Het plannen van de perfecte catering op werk is echt een kunst op zich. Het gaat niet alleen om eten – je moet timing perfect hebben, iedereen tevreden stellen en binnen budget blijven. Een goede lunch kan een saaie vergadering omtoveren tot een productieve brainstorm. Verkeerde catering? Dan praten mensen achteraf alleen maar over wat er mis ging. In deze gids help ik je om alles goed te doen, zodat jouw volgende bedrijfsevent een succes wordt waar mensen nog lang over praten.
Start vroeg anders loop je tegen problemen aan
Echt waar, begin minstens twee weken van tevoren met catering werk plannen. Ik maakte ooit de fout om pas vier dagen voor een teamuitje te beginnen met bellen. Alle cateraars waar ik interesse in had waren niet meer beschikbaar! Uiteindelijk belandden we bij een tent die droge sandwiches leverde, niet bepaald motiverend voor het team. De beste bedrijven voor catering zijn vaak weken vooruit volgeboekt, vooral tijdens drukke maanden zoals december of rond de zomer. Maak eerst een lijstje van je basics: aantal mensen, budget, type evenement. Is het een snelle lunch tussen vergaderingen door, of juist een uitgebreide teamdag? Check ook je kantoorruimte, past er wel genoeg op de tafels, zijn er stopcontacten voor warmhoudapparatuur? Sommige gebouwen hebben rare regels over externe leveranciers. Vraag rustig bij drie verschillende cateraars een offerte aan, dan kun je vergelijken en onderhandelen.
Kies het juiste eten voor de juiste gelegenheid
Dit klinkt logisch, maar je zou versteld staan hoeveel mensen het verkeerd doen. Voor een vergadering van een uur hoef je geen driegangenmenu te bestellen. Koffie, thee en wat koekjes zijn prima. Maar voor een workshop van een hele dag hebben mensen echt substantieel eten nodig, anders zakken ze na de lunch compleet in elkaar. Buffetten zijn fantastisch voor informele bijeenkomsten, mensen kunnen rondlopen, netwerken, en nemen wat ze willen. Aan tafel zitten werkt beter als je echt wilt dat iedereen praat en luistert. Walking dinner tijdens een borrel? Perfect voor networking. Ik zie vaak dat mensen te fancy willen doen, een uitgebreide warme maaltijd om half elf ’s ochtends is gewoon raar. Boxlunches zijn handig als mensen snel door moeten, maar voelen wel wat onpersoonlijk. Match gewoon je eten met wat je wilt bereiken.
Vergeet dieetwensen niet anders krijg je gedoe
Dit punt kan echt je hele evenement verpesten als je het niet goed doet. Vorig jaar was ik bij een bedrijfslunch waar letterlijk niemand had gevraagd naar allergieën. Een collega met coeliakie kon helemaal niks eten en zat de hele tijd hongerig te kijken, super ongemakkelijk. Vraag dus altijd vooraf wat mensen nodig hebben: vegetarisch, veganistisch, glutenvrij, halal, ga zo maar door. Ik hou altijd aan dat ongeveer een kwart van je catering geschikt moet zijn voor speciale diëten. De meeste professionele cateraars snappen dit prima, maar je moet het wel van tevoren vertellen. Zorg voor goede labels bij het eten. Iedereen moet meteen kunnen zien wat erin zit, welke nootjes of andere allergenen bijvoorbeeld. Dit laat zien dat je echt hebt nagedacht over iedereen. En vergeet de mensen niet die geen alcohol drinken! Lekkere sapjes, bruiswater met smaakjes, of mocktails maken het feestje compleet.
Budget verdelen zonder gierig over te komen
Hier wordt het interessant, hoe krijg je kwaliteit zonder je budget te overschrijden? Ik reserveer meestal zo’n 20% van mijn totale eventbudget voor eten en drinken. Dat klinkt veel, maar bedenk dat mensen echt onthouden of het eten goed was. Investeer vooral in de hoofdmaaltijd en bespaar op randjes. Beter drie fantastische gerechten dan tien middelmatige hapjes. Let op: die mooie prijzen die cateraars noemen zijn vaak exclusief service en fooi, dat kan makkelijk 20% extra zijn. Vraag naar pakketdeals, veel bedrijven geven korting als je meerdere dingen afneemt. Alcohol wordt snel duur, dus overweeg een beperkte selectie of een vaste prijs per persoon. Als je kantoor geen keuken heeft, moet je misschien extra betalen voor apparatuur. Hou altijd 10% van je budget achter de hand – er gaat altijd iets anders dan gepland.
Maak er een echte ervaring van
De perfecte catering op werk draait om meer dan alleen lekker eten, het gaat om de hele beleving. Hoe ziet het eruit? Een rommelige tafel met kartonnen bakjes straalt niet bepaald professionaliteit uit. Investeer in mooie presentatie, ook al kost dat iets meer. Denk na over de logistiek: waar kunnen mensen makkelijk bij het eten, hoe voorkom je chaos bij de buffettafel? Mensen die thuiswerken en speciaal naar kantoor komen voor een evenement, verdienen extra aandacht, zij kennen misschien niet eens alle collega’s. Zorg voor een leuke sfeer met achtergrondmuziek die niet te hard staat. Details tellen: leuke servetten, een bloemetje op tafel, of decoratie die past bij je bedrijf. Ik heb eens meegemaakt dat ze ballonnen hadden geregeld in de bedrijfskleuren, klein detail, maar het maakte de lunch veel feestelijker. Maak van je evenement iets waar mensen positief over vertellen aan hun partner als ze thuiskomen.
Zorg dat iedereen weet wat er gebeurt
Communicatie is echt de helft van het succes. Geef je caterer alle info die ze nodig hebben: exacte adres, waar kunnen ze parkeren, wie is er voor vragen, hoe komen ze binnen? Maak concrete afspraken over timing, wanneer beginnen ze met opbouwen, wanneer is alles klaar? Wie zorgt voor tafels, wie ruimt af? Dat soort dingen kunnen anders voor verrassingen zorgen. Houd je eigen team ook op de hoogte, stuur een week van tevoren een mailtje met alle details. Hoe laat is het, waar precies, mogen ze casual komen of juist netter? Zorg dat iemand van jouw kant de hele dag bereikbaar is voor de caterer. Plan een dag voor het evenement nog even een check, klopt alles nog, geen last-minute wijzigingen? Als je dit goed doet, hoef je tijdens het evenement alleen maar te genieten in plaats van brand te blussen. Tevreden cateraars leveren beter werk, dus maak het ze makkelijk.
Leer van elk evenement voor de volgende keer
Als alles voorbij is, ben je er nog niet. Vraag je collega’s wat ze ervan vonden – eerlijke feedback over het eten, de organisatie, de timing. Dit helpt enorm bij je volgende evenement. Geef ook feedback aan je caterer, wat was top, wat kan beter volgende keer? Professionele bedrijven waarderen dit echt en onthouden je voorkeuren. Bewaar contact met goede cateraars, bouw een relatie op. Maak foto’s van opstellingen die goed werkten voor je eigen archief. Schrijf op wat fout ging zodat je dezelfde fouten niet herhaalt. Na een paar keer wordt het steeds makkelijker om evenementen te organiseren. Vergeet niet je caterer te bedanken als het goed ging, misschien heb je ze snel weer nodig. Bij Josselin’s Catering begrijpen we hoe belangrijk het is dat jouw bedrijfsevenement vlekkeloos verloopt. Of je nu een kleine teamlunch plant vanuit je kantoor of een grote netwerkborrel organiseert, wij zorgen ervoor dat alles perfect geregeld is. Laat ons je helpen om van je volgende zakelijke bijeenkomst een succes te maken waar iedereen tevreden over naar huis gaat.